Tugas 10 - Rangkuman Project Risk Management

Assalamualaikum semua diblog kali ini saya akan merangkum dan menuliskan pendapat saya serta dari beberapa sumber mengenai Project Risk Management.

Selamat membaca.

           

Project Risk Management

Manajemen Resiko Proyek adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek. Menurut Lavanya dan Malarvizhi (2008),manajemen resiko adalah praktik manajemen proyek yang penting untuk meminimalisir kepanikan yang tidak terduga selama proyek berjalan. Manajemen risiko dapat membantu memilih proyek yang baik,menentukan scope proyek dan membuat estimasi yang real. manajemen risiko proyek dilakukan untuk meningkatkan peluang positif dan meminimalisir peluang negatif. Tak hanya negatif terdapat juga risiko positif. Resiko negatif adalah kemungkinan untuk kekalahan atau luka. Mengetahui  resiko negatif,berarti mencari potensial masalah yang mungkin muncul dalam proyek dan cara menghindarinya. Resiko positif adalah resiko yang muncul berupa sesuatu yang bagus,biasanya disebut opportunities (kesempatan). 

The standish group membuat sebuah scoring potensi dan risiko potensial IT. Beberapa kategori risiko dalam IT :

• Market Risk
• Financial Risk
• Technology Risk
• People Risk
• Structure/process Risk

Berikut ini manfaat yang diperoleh dengan menerapkan manajemen resiko menurut (Mok etal., 1996):

1. Berguna untuk mengambil keputusan dalam menangani masalah yang rumit.
2. Memudahkan estimasi biaya.
3. Memberikan pendapat dan intuisi dalam pembuatan keputusan yang dihasilkan dalam cara yang benar.
4. Memungkinkan bagi para pembuat keputusan untuk menghadapi resiko dan ketidakpastian dalam keadaan yang nyala.
5. Memungkinkan bagi para pembuat keputusan untuk memutuskan berapa banyak informasi yang dibutuhkan dalam menyelesaikan masalah.

 

Langkah-Langkah dalam Project Risk Management 

1. Plan Manajemen Resiko

Perencanaan meliputi langkah memutuskan bagaimana mendekati dan merencanakan kegiatan manajemen risiko untuk sebuah proyek. Dengan mempertimbangkan lingkup proyek, rencana manajemen proyek, faktor lingkungan perusahaan, maka tim proyek dapat mendiskusikan dan menganalisis aktivitas manajemen risiko untuk proyek-proyek tertentu.Perencanan manajemen risiko merupakan aktifitas awal proses manajemen risiko untuk proyek. Hasil dari proses ini adalah rencana manajemen risiko (risk managementplan). Output dari perencanaan manajemen risiko adalah Risk Management Plan yang berisi:

·         Metodologi yang menguraikan definisi alat, pendekatan, sumber data yang mungkin digunakan dalam manajemen risiko proyek tertentu

·         Peran dan Tanggung Jawab yang menguraikan tanggung jawab dan peran utama serta pendukung berikut keanggotaan tim manajemen risiko untuk setiap tindakan

·         Budget yang berisi rencana anggaran untuk manajemen risiko proyek

·         Waktu yang berisi rencana waktu pelaksanaan proses manajemen risiko di sepanjang siklus proyek

·         Scoring dan Intepretasi yang menguraikan metode skoring dan intepretasi yang sesuai tipe dan waktu analisis risiko kualitatif maupun kuantitatif.

2.                  Identifiksi Risiko

Identifikasi Resiko adalah proses menentukan resiko yang dapat mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik dari resiko tersebut. Identifikasi risiko dapat dilakukan dengan analisis sumber risiko dan analisis masalah Analisis sumber risiko yaitu analisis risiko dengan melihat darimana risiko berasal. Ada tiga sumber risiko yang sudah banyak dikenal yakni Risiko internal yakni risiko yang bersumber dari internal organisasi yang dapat dikategorikan dalam non technical risk (manusia, material, keuangan) dan technical risk (disain, konstruksi dan operasi). Analisis masalah adalah analisis risiko yang terkait dengan kekawatiran/ rasa khawatir.Hasil utama dari langkah ini adalah risk register.Teknik yang digunakan untuk identifikasi resiko :

·         Brainstorming

Metode ini melibatkan sekelompok orang yang bekerja sama untuk mengidentifikasi potensi risiko, sebab, tipe kegagalan, bahaya dan kriteria untuk keputusan dan pilihan untuk perawatan. Brainstorming harus menstimulasi dan mendorong percakapan mengalir bebas di antara sekelompok orang yang berpengetahuan luas tanpa mengkritik atau memberi imbalan ide.

·         Delphi techniques, merupakan cara mencapai konsesus dari ahli.

Interviewing, adalah cara memperoleh informasi dengan mewawancarai partisipan proyek, stakeholder, dan ahli lainya untuk mengidentifikasi risiko.

·         Root cause analysis, merupakan sebuah teknik khusus yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah dengan membuka dan mencari penyebab sebuah masalah terjadi, termasuk pengembangan preventive.

3.                  Analisa Risiko Kualitatif

Analisis Risiko adalah rangkaian proses yang dilakukan dengan tujuan untuk memahami signifikansi dari akibat yang

akan ditimbulkan suatu risiko, baik secara individual maupun portofolio, terhadap tingkat kesehatan dan kelangsungan proyek. Pemahaman yang akurat tentang signifikansi tersebut akan menjadi dasar bagi pengelolaan risiko yang terarah dan berhasil guna. Beberapa tools & techniques untuk analisis risiko kualitatif menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge), yaitu :

·         Risk Probability and Impact Assessment

Metode ini terdiri atas penyelidikan tentang kemungkinan bahwa setiap risiko spesifik akan terjadi dan efek potensial pada tujuan atau sasaran organisasi, seperti biaya, pengiriman, kualitas atau kinerja, mendefinisikannya dalam level melalui wawancara atau pertemuan dengan pemangku kepentingan yang relevan dan mendokumentasikan hasil.

·         Probability and Impact Matrix

Merupakan tools bagi tim proyek untuk membantu memprioritaskan risiko. Probability and Impact Matrix menggunakan kombinasi probabilitas dan skor dampak dari risiko individu dan peringkat / memprioritaskan mereka untuk penanganan risiko yang mudah

·         Risk Data Quality Assessment

Mengevaluasi data risiko secara objektif, menentukan apakah data tersebut akurat dan kualitasnya yang dapat diterima. Penggunaan data yang akurat diperlukan untuk analisis risiko yang andal.

·         Risk Categorization

Risk Breakdown Structure (RBS) adalah cara normal untuk membantu menyusun dan mengatur semua risiko yang teridentifikasi dalam kategori yang sesuai, membantu dalam menentukan aspek mana dari proyek yang memiliki tingkat ketidakpastian tinggi

·         Risk Urgency Assessment

Adalah peninjauan dan penentuan waktu tindakan yang mungkin perlu lebih cepat terjadi daripada item risiko lainnya. Risiko dapat dikombinasikan dengan peringkat risiko yang ditentukan dari matriks probabilitas dan dampak untuk memberikan peringkat sensitivitas risiko akhir.

·         Expert Judgment

Berasal dari manajer proyek atau tim, atau di luar proyek atau organisasi yang berkinerja. Manajer proyek bertanggung jawab untuk memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek, penilaian diperlukan untuk menimbang bukti kinerja proyek sehingga dapat dievaluasi dan jika perlu mengambil tindakan korektif yang tepat

4.                Analisa Resiko Kuantitatif

Analisis risiko secara kuantitatif merupakan metode untuk mengidentifikasi risiko kemungkinan kegagalan sistem dan memprediksi besarnya kerugian. Analisis ini dilakukan dengan mengaplikasikan formula matematis yang dikaitkan dengan nilai finansial. Secara matematis penghitungan risiko dilajkukan dengan mengalikan tingkat kemungkinan kejadian dengan dampak yang ditimbulkan. Hasil analisis ini dapat digunakan untuk mengambil langkah strategis dalam mengatasi risiko yang teridentifikasi. Meskipun analisis kuantitatif ini menggunakan pendekatan matematis, namun pada prinsipnya analsisi ini merupakan tindak lanjut yang mengikuti hasil analisis kualitatif. Kesulitan utama dalam analisis risiko kuantitatif adalah pada saat menentukan tingkat kemungkinan karena data-data statistik belum tentu tersedia untuk semua peristiwa. Teknik yang digunakan yaitu pendekatan analisis yang berfokus pada event dan proyek. Teknik tersebut ada tiga macam, antara lain:

·         Sensitivity analysis (Analisis kepekaan)

Analisis ini dapat membantu menentukan risiko mana yang paling potensial yang memiliki dampak besar pada proyek dan memahami bagaimana variasi dalam tujuan proyek berkorelasi dengan variasi dalam ketidakpastian yang berbeda.

·         Expected monetary value analysis (Analisis nilai moneter yang diharapkan)

Expected monetary value analysis (EMV) adalah konsep statistik yang menghitung hasil rata-rata ketika masa depan termasuk skenario yang mungkin atau tidak mungkin terjadi (yaitu, analisis di bawah ketidakpastian). 

·         Modeling and simulation (Pemodelan dan simulasi)

Simulasi proyek ini menggunakan model yang menerjemahkan detail yang telah ditentukan akibat ketidakpastian proyek yang diubah menjadi potensi yang berdampak pada tujuan proyek.

5.                  Plan Response Resiko

\

Risk response planning adalah proses yang dilakukan untuk meminimalisasi tingkat risiko yang dihadapi sampai pada batas yang dapat diterima. Secara kuantitatif upaya untuk meminimalisasi risiko ini dilakukan dengan menerapkan langkah-langkah yang diarahkan pada turunnya (angka) hasil ukur yang diperoleh dari proses analisis risiko. Pemilihan penanganan risiko yang terbaik akan diperlukan. Secara umum teknik yang diterapkan untuk menangani risiko dikelompokkan dalam beberapa kategori, yaitu

·         Menghindari risiko yakni dengan tidak melakukan aktivitas yang beresiko dan memilih melakukan kegiatan yang tidak memiliki risiko.

·         Mitigasi/ Reduksi/ Mengurangi risiko yakni dengan melakukan tindakan untuk mengurangi peluang terjadinya peristiwa yang tidak diharap. Misalnya dengan memilih orang-orang yang kompeten untuk dipekerjakan di proyek.

·         Menerima risiko yakni tetap melakukan pekerjaan yang mengandung risiko dengan tidak melakukan perubahan apapun namun menyiapkan rencana kontingensi jika risiko terjadi.

·         Tranfer Risiko yakni dengan mengalihkan risiko ke pihak lain misalnya dengan membeli asuransi.

6.                  Monitoring dan Kontrol Resiko

Proses perencanaan rencana tanggap risiko,mengidentifikasi risiko,monitoring sisa resiko,mengidentifikasi risiko baru,dan mengevaluasi efektivitas proses risiko di seluruh proyek. Pengendalian risiko mungkin juga melibatkan pemilihan strategi,pelaksanaan contingency plan, melakukan langkah koreksi, atau merencanakan kembali proyek.  Beberapa hal yang diperlukan untuk monitoring dan pengendalian risiko adalah risk management plan, risk response plan,catatan lain tentang pelaksanaan dan kemajuan proyek analisis dan identifikasi risiko tambahan yang sebelumnya tidak dicatat, perubahan skope pekerjaan Tujuan dari monitoring risiko adalah memastikan apakah

·         Respon terhadap risiko dijalankan sesuai rencana

·         Tindakan untuk respon terhadap risiko seefektif yang diharapkan atau respon baru perlu dikembangkan

·         Asumsi proyek masih valid

Output utama dari proses ini adalah tindakan korektif, permintaan perubahan proyek dan pembaharuan pada rencana-rencana lainnya.

Kesimpulan :

Jadi Project Risk Management adalah  proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko proyek.tujuan manajemen risiko yang utama adalah mencegah atau meminimisasi pengaruh yang tidak baik akibat kejadian yang tidak terduga melalui penghindaran risiko atau persiapan rencana kontingensi yang berkaitan dengan risiko tersebut. Dalam manajemen proyek risiko proyek adalah suatu peristiwa atau kondisi yang tidak pasti, dan jika terjadi mempunyai pengaruh positif atau bisa juga negatif pada tujuan proyek. Suatu risiko mempunyai sebab dan bila terjadi akan membawa dampak, oleh karena itu risiko dapat dinyatakan sebagai fungsi dari kemungkinan dan dampak.

Sekian tulisan saya di blog kali ini,maaf jika banyak kekurangan. Terimakasih

Refrensi :

https://www.berpendidikan.com/2020/02/pengertian-manajemen-resiko-menurut-para-ahli.html

https://www.lenterabisnis.com/pengertian-tujuan-dan-manfaat-manajemen-risiko

https://www.dictio.id/t/apakah-yang-dimaksud-dengan-perencanaan-manajemen-risiko-atau-risk-management-plan/17309

https://tomps.id/apa-itu-manajemen-risiko-proyek-dan-bagaimana-melakukannya/